Erfolgreich durch Zeitmanagement

Veröffentlicht am von Haufe eCampus Redaktion

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Egal ob im Studium oder im Beruf: Das richtige Zeitmanagement hilft, wichtige Aufgaben motivierter und schneller zu erledigen und mehr Freizeit zu schaffen. Klingt zu schön um wahr zu sein? Keineswegs, denn konkrete Ziele, ein durch das Setzten von Prioritäten strukturierter Arbeitsablauf und der Mut auch mal „Nein“ zu sagen, lassen sich trainieren. Unsere Tipps helfen dabei!

Zeitmanagement bedeutet in erster Linie Selbstdisziplin. Am wichtigsten sind unsere innere Einstellung und Motivation – und dass wir aktiv werden. Die Zeit können wir nicht managen, nur unseren Umgang mit ihr. Um mehr in kürzerer Zeit zu erreichen gibt es keine Zaubertricks – wir müssen wissen, wo wir hinwollen, was uns am wichtigsten ist, was wir erreichen können und wie.

Ziele formulieren

Der Schlüssel zu einem effektiven Zeitmanagement liegt deshalb am Formulieren von konkreten Zielen. Dabei ist wichtig, sich die Ziele so zu setzen, dass diese machbar sind und der Erfolg messbar ist. Nimmt man sich also vor, mehr fürs Studium zu tun, ist dieses Vorhabenwenig konkret, so dass es sich im Zweifelsfall auch leicht auf morgen verschieben lässt. Das schlechte Gewissen wächst und irgendwann wird der Vorsatz ganz über Bord geworfen. Beschließen Sie stattdessen jeden Tag eine Stunde zu lernen, ist dieses Vorhaben messbar und meistens auch machbar. Außerdem motiviert ein erreichtes Ziel ungemein!

Prioritäten setzten

Besonders beim Berufseinstieg kann es vorkommen, dass man von anstehenden Arbeiten geradezu überrollt wird. Um Prioritäten richtig zu setzten, helfen die beiden Begriffe „dringend“ und „wichtig“. Wichtige Dinge bringen Sie ihren Zielen näher, dringende Dinge sind zeitabhängig. So lassen sich vier Gruppen bilden:

  • A-Priorität: Das sind Dinge, die noch heute erledigt werden müssen, weil sie dringend und wichtig sind (z.B. Krisen).
  • B-Priorität: Dinge, die wichtig sind, aber nicht unbedingt heute erledigt werden müssen. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für die Bearbeitung Ihrer B-Aufgaben und setzen Sie sich dafür Termine. Denn B-Aufgaben begründen Ihren Erfolg und bringen Sie Ihren Zielen näher.
  • C-Priorität: Dinge, die anscheinend dringend sind, aber nicht wichtig. Hier gilt: Ruhig bleiben und wo möglich delegieren oder „Nein“ sagen. Damit gewinnen Sie Zeit für Ihre wichtigen B-Aufgaben, die sonst untergehen.
  • D-Priorität: Das sind Dinge, die weder wichtig noch dringend sind – Sie können sie getrost dem Papierkorb anvertrauen oder, wenn es um Termine oder Aufgaben geht, absagen bzw. delegieren. Entscheiden Sie sich höchstens bewusst und zeitlich begrenzt für die D-Aufgaben, die Ihnen Erholung und Entspannung an einem stressigen Tag bieten.

 

Nein sagen

„Nein“ ist das zeitsparendste Wort, das es gibt. Natürlich sollten wir Zeit haben, wenn jemand etwas Wichtiges von uns will oder uns braucht. Doch Hilfsbereitschaft findet ihre Grenze, wenn ein anderer Sie nur für seine Ziele einspannt. Oder wenn Sie vor lauter Hilfsbereitschaft nicht mehr zu Ihren eigenen Dingen kommen. Aber üben Sie vorher Ihr „Nein“ so zu sagen, dass es niemanden verletzt. Dies geschieht am einfachsten, indem Sie Ihrem Gegenüber signalisieren, dass Sie Interesse an seinen Zielen haben, aber ihm gleichzeitig erklären, dass Ihre jetzige Aufgabenstellung Ihr Engagement im Moment nicht zulässt.

 

Weitere Tipps sowie hilfreiche Checklisten und kleine Übungen finden Sie im TaschenGuide „Zeitmanagement“ von Jörg Knoblauch, Holger Wöltje u.A. ISBN 978-3-648-02723-3

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