Mobile Steuerberatung – Beratung im Wohnzimmer

Veröffentlicht am von Haufe eCampus Redaktion

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Ein Mandant kommt in die Kanzlei – das ist die Regel. Warum dreht man das nicht mal um? Mobile Steuerberatung ist ein zusätzlicher Service, der termingeplagten Menschen das Leben erleichtert, die Mandantenbeziehung verbessert und tiefere Einblicke in die Lebensumstände des Mandanten ermöglicht.

 

„Die Beratung vor Ort ist nur dann effektiv, wenn die Steuererklärung auch vor Ort fertig gestellt wird“, ist Jared Daum überzeugt. Der Steuerberater aus Freiburg hat sich auf mobile Steuerberatung spezialisiert. Pro Jahr macht er über 1.000 Einkommensteuererklärungen, davon rund 80 Prozent vor Ort beim Mandanten. Weitere 18 Prozent werden per Telefon erledigt und lediglich für zwei Prozent der Erklärungen kommen die Mandanten in seine Kanzlei.

Ausgestattet mit einem Notebook, einem mobilen Internet-Zugang, einem Handy mit Navigationsfunktion und dem Grenzgängerhandbuch macht er sich mit seinem Auto auf den Weg zu den Mandanten.

Im südbadischen Raum leben sehr viele Grenzgänger, die zwar in Deutschland wohnen, jedoch in der Schweiz arbeiten. Auf genau diese Zielgruppe hat sich die Ein-Mann-Kanzlei spezialisiert. „Wenn ich das Haus meiner Mandanten verlasse, ist die Steuererklärung inklusive aller Anlagen und Anschreiben elektronisch per Elster an das Finanzamt übertragen und virtuell ausgedruckt“, sagt Daum.

Rund 40 Prozent seiner Mandanten erhält die Steuererklärung als PDF-Dokument und können sie selbst ausdrucken. Für die übrigen übernimmt Daum nach der Rückkehr in die Kanzlei den Ausdruck. Sämtliche Belege verbleiben beim Mandanten, der dann entscheiden kann, ob er dem Finanzamt die Originale oder Kopien schickt. Auf diese Weise schafft Daum an einem Samstag fünf bis sieben Einkommensteuererklärungen. Samstage sind wie gemacht für Daum, denn dann sind die meisten Arbeitnehmer daheim und er kann für den ganzen Tag Termine machen.

Den Steuerbescheid erhält der Mandant dann im Original direkt vom Finanzamt. „Ich prüfe dann nur noch den mir per Elster rückübermittelten elektronischen Steuerbescheid“, sagt Daum. Für ihn ist das papierlose Büro damit bereits Realität. Zudem ist die elektronische Kommunikation für ihn der wichtigste Kanal. „Auch mit dem Finanzamt kommuniziere ich zu 95 Prozent per Mail. Allerdings geht das leider nur in eine Richtung. Es ist extrem selten, dass man von einem deutschen Finanzamt eine Antwort per Mail erhält. In der Schweiz sind die da schon viel weiter“, erklärt Daum.

Allerdings erfordert die mobile Steuerberatung auch ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Vor Ort lediglich ein nettes Schwätzchen zu halten, die persönlichen Daten aufzunehmen und dann mit den Belegen in die Kanzlei zu fahren, um sie dort zu erfassen, funktioniert laut Daum nicht. „Aber genau diesen Fehler machen vermutlich viele Existenzgründer, die sich mit einem mobilen Beratungskonzept selbstständig machen“, ist der Freiburger überzeugt. „Sie sehen das Ganze als Marketingstrategie, um bei zukünftigen Kunden mit mehr Service punkten zu können. Dabei vergessen sie, dass auch Geld verdient werden soll.“ Jared Daum begann 2002 als Existenzgründer mit der mobilen Steuerberatung und zählte damals zu den Vorreitern in Deutschland.

Gibt man heute die Suchworte „mobile Steuerberatung“ bei Google ein, finden sich mehrere Dutzend Angebote aus dem gesamten Bundesgebiet. Meist macht schon die Web-adresse deutlich, worum es geht.

So wie bei Michael Herrmann aus Köln. Seine Internet-Seite findet man unter www.steuer-mobil.de. „Die Vor-Ort-Beratung ist Grundlage meines Konzepts. Nur Tätigkeiten, die vor Ort keinen Sinn machen, weil sie zu lange dauern, werden in der Kanzlei erledigt, also beispielsweise Buchhaltung und die Gewinnermittlung“, berichtet Herrmann. Beratungsgespräche ohne weiteren Bearbeitungshintergrund finden ebenfalls in seiner Kanzlei statt.

Trotz zurückhaltender Akzeptanz bleibt Angebot erhalten

Auch die 17 Mitarbeiter umfassende Kanzlei Keller, Albers & Partner aus dem baden-württembergischen Pfaffenweiler bietet Beratung vor Ort an. Allerdings findet hier der überwiegende Teil der Gespräche noch in der Kanzlei statt. „Derzeit wird die mobile Beratung etwas schleppend angenommen“, erklärt StB Christian Albers.

Doch er wird an dem Angebot festhalten, weil es Menschen mit vollen Terminkalendern das Leben erleichtert und zusätzlich das Verhältnis zum Mandanten verbessert. „Der Steuerberater bekommt einen anderen Bezug zur Firma, weil man sich bestimmte Sachverhalte besser vorstellen kann, wenn man das Unternehmen mal persönlich besucht hat“, ist Albers Erfahrung.

Zu einer ähnlichen Einschätzung kommt auch StB Klaus Haege aus dem rheinland-pfälzischen Hassloch und schildert die Vorteile der mobilen Steuerberatung: „Man bekommt einen Einblick in die Lebensverhältnisse des Mandanten und es komprimiert meinen Zeitaufwand.“ Mit www.mobile-steuerberatung-hassloch.de lässt er keinen Zweifel daran, welche Dienstleistung er wo anbietet. Seine Kanzlei ist zu 100 Prozent auf die Vor-Ort-Beratung ausgelegt, und das ist der Grund, warum Neukunden genau deshalb zu ihm kommen. „Es ermöglicht eine intensivere Beratung, weil es weniger Störungen, beispielsweise durch das Telefon, gibt“, sagt Haege.

Für den Kölner StB Herrmann ist die Vor-Ort-Beratung effizienter als die in der Kanzlei, da Sachverhalte, die vom Mandanten bis zum Beratungsgespräch nicht bedacht wurden, in den meisten Fällen direkt gelöst werden können. Außerdem gebe seiner Erfahrung nach der Mandant mehr von sich preis, was sofort aufgegriffen werden kann. „Somit entfallen erhebliche Nacharbeiten“, sagt Herrmann. Außerdem habe er die Erfahrung gemacht, dass ein Mandant mit einer vorgefertigten Meinung in die Steuerberatungskanzlei komme. Dadurch sei der Beratungsspielraum entsprechend eingegrenzt. Im eigenen Büro sei der Mandant offener und den Vorschlägen des Beraters gegenüber aufgeschlossener, so die Erfahrung des Kölner Steuerberaters.

Gespräche zu Hause oder im Büro des Mandanten

Bei fast allen mobilen Beratern wird das Gespräch entweder zu Hause oder im Büro des Mandanten geführt. Cafés, Hotels, Flughäfen und andere Ort scheiden hingegen aus. „Das ist berufsrechtlich problematisch, weil an öffentlichen Orten das Steuergeheimnis nicht eingehalten werden kann beziehungsweise die Einhaltung nicht gesichert ist“, sagt Herrmann.

Außerdem bestehen dort die gleichen Schwierigkeiten wie beim Kanzleibesuch – bei Nachfragen können keine weiteren Unterlagen beigebracht werden. Allerdings führt dies in der Praxis auch dazu, dass sich nicht alle Mandanten auf den Hausbesuch so gründlich vorbereiten, wie es sich der Steuerberater wünschen würde. Die Suche nach Belegen kann entsprechend dauern: „Der größte Engpassfaktor vor Ort sind fehlende Belege. Durch frühzeitiges Fragen danach, also noch bevor ich sie benötige, vermeide ich Leerlaufzeiten“, sagt StB Daum. Deswegen berät er Neumandanten, umfangreiche Fälle, ältere Menschen und Mandanten, die ihre Belege nur unvollständig gesammelt haben, vor Ort. Dies sei am effektivsten.

Die einfachen bis mittelschweren Fälle berät Daum vorzugsweise per Telefon. Wobei letztendlich immer der Mandant entscheidet, welche Form ihm lieber ist. Für StB Haege ist die menschliche Nähe durch nichts zu ersetzen, darum schwört er auf die Vor-Ort-Beratung.

Einen ganz anderen Weg, aber irgendwie auch vor Ort, beschreitet Ralf Müller von Baczko aus der Lutherstadt Wittenberg in Sachsen-Anhalt. Mit Steuerberaten.de betreibt er seit drei Jahren eine virtuelle Kanzlei, die per Bits und Bytes in die Arbeitszimmer und Büros seiner Mandanten kommt. Rund 1.900 Mandanten konnte er für seine Idee der Online-Beratung bislang begeistern. Der typische Mandant ist eher jünger und technikaffin. Die eine Hälfte sind Privatpersonen, die andere Unternehmen beziehungsweise Freiberufler.

Preistransparenz und schnelle Reaktionszeiten als Wechselgründe

Die Motive, zu einer Online-Kanzlei zu wechseln, sind unterschiedlich: Die einen lockt die Preistransparenz. Bereits nach Eingabe der wesentlichen Rahmendaten erfährt ein potenzieller Mandant, was ihn beispielsweise seine Einkommensteuererklärung kosten wird. Die anderen sind von den einfachen Übertragungswegen sowie den schnellen Reaktionszeiten der Berater angetan. Kommuniziert wird per Mail, Telefon oder Videoanruf, etwa über Skype. Der Mandant scannt oder faxt seine Belege und hat ständig Zugriff auf seine passwortgeschützte Mandantenakte, in der sämtliche Bescheide aufbewahrt werden.

Auch die Kanzlei von Christian Albers aus Pfaffenweiler arbeitet mit einer Mandanten-akte im Internet. Sie nutzen das Portal www.stb-live.de, in das sich Mandanten über die Kanzlei-Webseite einloggen. Dort stehen sämtliche Auswertungen zur Verfügung. Für Kanzleien bedeutet ein Online-Archiv ebenfalls Zeitersparnis, denn häufig rufen Mandanten mit der Bitte an, ihnen noch mal diese oder jene Auswertung beziehungsweise Bescheid zukommen zu lassen, weil sie die Unterlage in ihren Akten nicht mehr finden können.

Die Technik kann hier eine große Hilfe sein, doch gibt es auch Hürden. Da ist der Mandant, der das Scannen nach anfänglicher Euphorie doch als lästig empfindet, als auch der Mitarbeiter, der seine Aufgabenlisten lieber aus alter Gewohnheit ausdruckt, abhakt und nicht am Bildschirm pflegen möchte. „Mandanten und Berater verlassen quasi gerade die Postkutsche und sind in der viel beschworenen Cloud noch nicht wirklich angekommen“, sagt StB Müller von Baczko.

Außerdem beobachtet er einen Generationenriss. Da sind auf der einen Seite die Älteren, die sich mit der Vorstellung schwertun, dass Tausende Buchungen per Knopfdruck und für den Mandanten unschlagbar günstig eingelesen und buchhalterisch vollautomatisch verarbeitet werden. Auf der anderen Seite steht die Generation „Facebook“, für die ein Brief auf Papier „kalter Kaffee“ ist, so Müller von Baczko.

Effizientes Arbeiten vor Ort für mobile Steuerberater entscheidend

Der mobile Steuerberater muss der technischen Entwicklung gegenüber aufgeschlossen sein. Es muss wissen, mit welchen Werkzeugen er effizient vor Ort arbeiten kann. Grundlage ist sicherlich ein leichter, aber schneller und leistungsfähiger mobiler Computer. Der sollte am besten gleich einen Schacht für eine SIM-Karte haben, damit benötigt man kein externes Zubehör wie einen UMTS-Stick, um eine Internet-Verbindung herzustellen.

Mit einer UMTS-Verbindung (HSPA) sind immerhin bis zu 7,2 Mbit/s Datenübertragungsgeschwindigkeit möglich. Noch schneller ist nur ein W-LAN-Zugang, doch wird sich der mobile Berater in den seltensten Fällen in das Netz des Mandanten einwählen können. Eine mögliche Alternative ist eine Ethernet-Kabelverbindung, doch das setzt eine entsprechende Steckdose am Besprechungsplatz voraus.

Mit einer Mobilfunklösung ist man flexibler. Das ist mittlerweile auch keine Kostenfrage mehr. Die meisten Vertragstarife für Mobilfunk enthalten eine Flatrate für die Datennutzung. Nur darf das Kleingedruckte keine Bremse beim Überschreiten bestimmter Volumina enthalten. Wenn ein Berater plötzlich von UMTS-Geschwindigkeit auf GPRS-Tempo gedrosselt wird, ist ein vernünftiges Arbeiten nicht mehr möglich. Im Zweifelsfall muss man sämtliche Daten lokal speichern können und später übertragen, beispielsweise wenn die Mobilfunkversorgung beim Mandanten unterdurchschnittlich schlecht ist.

Verwendete Programme von Berater zu Berater unterschiedlich

Welche Programme auf dem Rechner installiert sind, entscheiden Vorliebe und Gewohnheit des Beraters. Bei Christian Albers ist es das Haufe Steuer Office. Jared Daum loggt sich bei Steuerrat24.de ein und nutzt gelegentlich die NBW-Datenbanken. Außerdem hat er die Datev-Tabellen und -Informationen in Papierform bei sich.

Die Mandanten schätzen vor allem das Tempo. Sie müssen sich nicht lange auf einen Termin in der Kanzlei vorbereiten. Alle Unterlagen liegen daheim oder am Arbeitsplatz und können gefunden werden. „Weil die Steuererklärung in kürzerer Zeit fertig ist, der Mandant sofort ein Ergebnis sieht, ist er zufriedener und empfiehlt mich entsprechend häufiger weiter. Es ist eine klassische Win-Win-Situation“, sagt Jared Daum.

Die Mandanten wissen es zu schätzen, dass alle Belege bei ihnen bleiben und sie im Bedarfsfall etwas nachschlagen können, auch wenn damit die klassische Ausrede „Meine Unterlagen sind gerade beim Steuerberater“ entfällt.

Dirk Kunde,  aus: Steuerconsultant 2012, S. 38

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